Борги клієнтів — одна з найнебезпечніших загроз для фінансової стабільності бізнесу. Затримки оплат призводять до дефіциту ліквідності, ускладнюють виплату зарплат і розрахунки з постачальниками. За даними досліджень, 60% малих підприємств стикаються з простроченими боргами, а 23% з них фіксують збитки через це. Уникнути таких ризиків допомагає сучасний облік боргів, який автоматизує відстеження платежів і аналізує платоспроможність клієнтів. Спеціалісти USAP.ONLINE інтегрують додаткові функції — наприклад, розрахунок штрафів за прострочення або автоматичну генерацію претензійних листів.
Як уникнути боргів: основні практики
Профілактика проблемної заборгованості починається з чітких правил роботи з клієнтами. Ось чотири ефективні практики:
- Встановлення графіку оплат у договорах — наприклад, 30% передплата, 70% — після поставки. Це зменшує ризик повної несплати.
- Перевірка платоспроможності клієнта перед укладенням угоди (аналіз кредитної історії або звітів про доходи). Для постійних клієнтів можна встановити кредитний ліміт.
- Регулярний моніторинг боргів — щотижневе оновлення даних у системі обліку. Ведення рейтингу клієнтів за швидкістю оплат.
- Автоматичні нагадування про платежі за 3, 1 день до дедлайну та у день прострочки. Додатково — SMS-повідомлення з посиланням на оплату.
Наприклад, оптовий постачальник будматеріалів зменшив обсяг прострочених боргів на 45%, впровадивши правило “без передоплати — немає поставки”. Додатково вони використовували ЮСАП.ОНЛАЙН для автоматичного блокування замовлень клієнтам із прострочкою понад 14 днів.
Роль автоматизації у контролі дебіторської заборгованості
Спеціалізовані програми, такі як USAP.ONLINE, усувають “сліпі зони” у фінансовому обліку. Їхні переваги:
- автоматичне відстеження термінів оплат — система виділяє червоним кольором прострочені платежі та формує список пріоритетних дій для менеджерів;
- генерація нагадувань клієнтам через SMS, email або Telegram. Наприклад, клієнт отримує повідомлення: “Ваш рахунок №123 прострочено на 5 днів. Сума до сплати: 12 500 грн”;
- формування звітів про заборгованість у розрізі менеджерів, клієнтів або проектів. Це допомагає виявити “вузькі місця” у роботі відділу продажів;
- аналіз платоспроможності на основі історії платежів. Наприклад, клієнт із 5+ прострочками за останній рік отримує статус “високого ризику” та обмежений кредитний ліміт.
Виробнича компанія з Чернівців зменшила середній термін прострочки з 22 до 7 днів після інтеграції ЮСАП.ОНЛАЙН з бухгалтерським програмним забезпеченням. Система автоматично синхронізувала дані з банківських виписок, що дозволило фінансовому відділу оперативно виявляти розбіжності.
Як онлайн-програми допомагають уникнути втрат
Сучасні системи обліку, такі як USAP.ONLINE, працюють за принципом “єдиного джерела правди”. Ось їхні ключові функції:
- централізований облік угод, рахунків і платежів у реальному часі. Наприклад, менеджер бачить актуальний стан рахунку клієнта одразу після оплати;
- інтеграція з банківськими системами для автоматичного оновлення статусів оплат. Дані з банку імпортуються щогодини;
- налаштування рівнів доступу — фінансовий директор бачить усі дані, менеджер — лише своїх клієнтів. Це запобігає витоку конфіденційної інформації;
- мобільний доступ до інформації про борги через додаток. Наприклад, директор може перевірити стан дебіторки на смартфоні під час відрядження.
Для клієнтів з нетиповими вимогами USAP.ONLINE пропонує кастомні рішення. Транспортна компанія замовила модуль для автоматичного розрахунку пені за прострочку з урахуванням плаваючої ставки НБУ. Інший клієнт — мережа магазинів — отримав інтеграцію з 1С для миттєвого оновлення даних про оплати.
Впровадження системи обліку боргів ЮСАП.ОНЛАЙН — це не просто інструмент для боротьби з боргами, а стратегічна інвестиція в стабільність бізнесу. Система дозволяє перейти від реактивного до проактивного управління: ви не “гасите пожежі”, а запобігаєти їм. Наприклад, компанії, які використовують платформу, зменшують обсяг проблемної дебіторки на 40-60% вже за перші 3 місяці. Зверніться до експертів USAP.ONLINE, щоб отримати безкоштовний аудит ваших процесів та індивідуальний план автоматизації. Ваші гроші мають працювати, а не “зависати” в боргах.
